Transformación Digital: Nuestra Gente de Mar Primero

Por: Giovani Young
Especial para Revista Viento y Marea

En la era de la hiperconexión, en el cual la tecnología avanza sin pausa y las necesidades de nuestros clientes evolucionan casi a diario, se hace esencial ofrecer respuestas rápidas, interacciones personalizadas y disponibilidad las 24 horas del día, los 365 días del año.

Rubén García, Jefe del Departamento de Formación Marítima (DEFMA) de la Dirección General de la Gente de Mar (DGGM), junto con Francisco Trujillo, Jefe del Departamento de Informática de la Autoridad Marítima de Panamá (AMP), reconocieron que para mantenerse a la vanguardia en este entorno cambiante, era fundamental transformar por completo los procesos y servicios de su departamento. Con su amplia experiencia en administración marítima y portuaria, y en la creación de sistemas de gestión para la continuidad de negocio, respectivamente, asumieron un reto ambicioso: lograr que la automatización mejorara la experiencia de todos los involucrados, sin perder de vista la esencia humana que caracteriza al sector marítimo.

En este contexto, ambos ejecutivos conformaron un equipo de trabajo multidisciplinario para desarrollar una estrategia integral, basada en flujos de información adaptados al modelo de negocio de la AMP. El resultado fue la creación de una nueva plataforma tecnológica que moderniza la gestión de los Centros de Formación Marítima (CFM), abriendo así las compuertas hacia el "océano digital".

Descifrar el presente

Los CFM son instituciones autorizadas por la AMP, encargadas de capacitar y certificar a la gente de mar que opera en los barcos registrados bajo el pabellón panameño. Estos centros deben cumplir con los estrictos estándares establecidos en el Convenio Internacional sobre Normas de Formación, Titulación y Guardia para la Gente de Mar de la Organización Marítima Internacional (OMI), conocido como STCW 78 enmendado y las resoluciones vigentes de la AMP. A través de esta normativa, el DEFMA se encarga de la fiscalización de los CFM.

Al cierre de esta edición podemos confirmar que la AMP reconoce a 31 CFM nacionales y 32 internacionales, que abarcan América Central, el Caribe, Norteamérica, Sudamérica, Europa y Asia.  Entre los cursos aprobados se incluyen: Técnicas de Supervivencia Personal, Primeros Auxilios Básicos, Prevención y Lucha contra Incendios, Manejo de Botes de Rescate y Formación Básica en Operaciones de Carga en Buques Petroleros, Curso de Capitán de Yate, Entrenamiento Básico para Buques operando en Aguas Polares, por mencionar solo algunos de los más de 80 que se manejan en la actualidad.

La implementación de la nueva plataforma tecnológica representa un avance trascendental para los CFM y para toda la comunidad marítima relacionada al Registro panameño. Con esta herramienta digital, nuestros usuarios finales—los CFM— podrán tener acceso a los servicios del DEFMA en línea desde cualquier lugar y en cualquier momento. Este sistema reemplaza al proceso manual, permitiendo que cualquier gestión o solicitud sea emitida desde cualquier lugar del mundo. Adicionalmente, se garantiza una mayor eficiencia, transparencia y mejora en nuestros tiempos de respuesta hasta en un 70%.

Encontrando soluciones

El proceso de digitalización se lleva a cabo en tres fases, apoyadas por mesas de trabajo y con la participación activa de los CFM. Se incluyó un plan piloto por cada una de las fases y sus respectivos períodos de prueba.

·  Fase 1 (tercer trimestre del 2025): Automatización completa del proceso, desde la solicitud de reconocimiento de un CFM hasta su aprobación como centro autorizado por la AMP, integrando todos los servicios proporcionados por la administración.

·     Fase 2 (primer trimestre del 2026): Incorporación de la emisión de certificados para los cursos y otros servicios, brindándoles una plataforma electrónica (en línea) de gestión para los CFM.

·    Fase 3 (segundo trimestre del 2026): Conexión con la Pasarela de Pago Institucional, permitiendo realizar pagos mediante tarjeta de crédito. Este sistema se sincronizará con el Departamento de Finanzas de la AMP, facilitando aún más los procesos de pagos de todos los servicios relacionados al DEFMA.

La transformación digital no solo facilita la gestión interna de la AMP, sino que también beneficia a todos los involucrados, con mejoras palpables en el servicio.

• Acceso remoto y global      
• Agilización de procesos      
• Aumento de la productividad y reducción de costos       
• Acceso simplificado a la información        
• Mayor trazabilidad de los procesos
• Confidencialidad y seguridad        
• Reducción en los tiempos de respuesta

"El proceso de automatización incluidas todas las fases, no tendrá ningún costo adicional para los usuarios. Es parte del compromiso de la AMP de mejorar la experiencia y brindar la mejor atención posible” declaró el jefe del DEFMA.

Los certificados generados en el sistema tendrán un número de seguimiento único y un código QR para facilitar su validación, agilizando los procesos de obtención y verificación. Este desarrollo cumple con las directrices establecidas por la Circular FAL de la OMI (FAL 5/Circ.39/Rev. 2), que regula el uso y aceptación de certificados electrónicos.

Un compromiso con la mejora continua

Durante las mesas de trabajo, la AMP presentó oficialmente el módulo de Reportes Diarios de Certificados (RDC) a los representantes de los CFM. "Con esta herramienta, se busca la homologación de procesos, eliminando la dependencia de programas como Excel que se utilizaban anteriormente. Ahora, toda la información será ingresada directamente a la plataforma, garantizando un acceso fácil y de total transparencia para todos los CFM autorizados y Departamentos internos de la AMP relacionados a este tema", declaró Maryluz Castillo, directora general de la Gente de Mar de la AMP.

Némesis Gutiérrez, de Maritime Training Services, un centro de formación con más de 30 años de experiencia, comentó que: "Es fundamental que podamos compartir nuestras sugerencias sobre esta transformación, ya que somos los que gestionamos estos procesos a diario desde el otro lado". Gutiérrez destacó que, aunque el acceso a la plataforma fue sencillo y la información básica está bien cubierta, seguirán participando en las pruebas para brindar más comentarios sobre su funcionamiento.

La usuaria destacó: "Es excelente que la plataforma de la AMP esté conectada con las plataformas de los CFM, lo que mejorará la integración y la eficiencia del sistema".

Al garantizar que la gente de mar mantenga actualizados sus registros de competencias, conocimientos y aptitudes, la AMP contribuye significativamente a la seguridad y eficiencia del comercio marítimo global. Con esta transformación digital, la AMP impulsa un futuro más ágil, eficiente y transparente en la formación y certificación marítima.

La colaboración continua con los CFM y la atención constante a sus necesidades asegura que el proceso de automatización sea un éxito para todos los involucrados, acercándonos a una Autoridad moderna, eficiente y competitiva.